Verwaltungskosten in der Nebenkostenabrechnung
Verwaltungskosten trägt der Vermieter - sie dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden.
Was gilt bei Verwaltungskosten?
Kosten der Hausverwaltung sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV ausdrücklich von den umlagefähigen Betriebskosten ausgenommen. Dazu zählen: die Vergütung des Hausverwaltungsunternehmens, Buchhaltungs- und Buchführungskosten, die Erstellung der Nebenkostenabrechnung selbst, Mietvertragsgestaltung, Mahnwesen sowie sämtliche Korrespondenz mit Mietern.
Ebenfalls nicht umlagefähig sind Kontoführungsgebühren für das Hausgeldkonto, Portokosten im Zusammenhang mit der Verwaltungstätigkeit, Büromaterial, Steuerberatungskosten des Vermieters sowie Reisekosten des Verwalters. Auch wenn diese Kosten im Einzelnen gering erscheinen, summieren sie sich über ein Abrechnungsjahr.
Ein häufiger Trick: Hausverwaltungsgebühren werden nicht offen ausgewiesen, sondern unter der Position Hausmeister oder unter sonstigen Betriebskosten versteckt. Wenn der Hausmeister gleichzeitig Verwaltungsaufgaben übernimmt, muss der Vermieter nachweisen, welcher Anteil auf tatsächlich umlagefähige Tätigkeiten entfällt. Der BGH hat in VIII ZR 195/18 bestätigt, dass pauschale Zuordnungen unzulässig sind.
Auch Kosten für Rechtsberatung und gerichtliche Auseinandersetzungen, die der Vermieter in eigenem Interesse führt (z.B. Mieterhöhungsklagen oder Kündigungsstreitigkeiten), sind keine Betriebskosten und dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden.
Typische Fehler bei Verwaltungskosten
- Hausverwaltungsgebühren vollständig oder anteilig als Betriebskosten ansetzen
- Kontoführungsgebühren für das Hausgeldkonto in die Abrechnung einrechnen
- Verwaltungskosten unter der Position Hausmeister oder sonstige Betriebskosten verstecken
- Steuerberatungs- oder Rechtsberatungskosten des Vermieters als Betriebskosten abrechnen
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